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Une des possibilités dont vous disposez consiste à lancer une procédure de médiation. Dans le cadre de cette procédure, le Service de Première Ligne tentera de parvenir à une solution appropriée. Si aucune solution n’est trouvée, la demande formelle sera convertie en plainte après votre consentement. La Chambre Contentieuse ou le Service d’Inspection de l’APD prendra alors en charge le suivi du dossier. Lors de l’introduction de votre demande de médiation, soyez attentif aux points suivants :

• Sous peine de non-recevabilité, votre demande doit être datée et signée. La signature doit être manuelle ou électronique (voir ce lien pour de plus amples informations concernant les signatures électroniques)
• Si vous souhaitez demander une médiation et que celle-ci concerne l'exercice de vos droits, nous vous demandons dans tous les cas d'exercer d’abord vos droits avant de demander une médiation. S’il s’agit d’une autre question (par ex. : vous estimez que vos données sont traitées sans votre consentement), nous vous invitons également à d’abord tenter de contacter le responsable du traitement avant de demander une médiation. Les pièces soumises peuvent être communiquées au responsable du traitement dans le cadre de la médiation.
• Si votre demande concerne un sujet qui relève également de la compétence d'un autre service public, vous pouvez aussi vous adresser d'abord à cet autre service. On peut citer par exemple, parmi les nombreux thèmes récurrents, les e-mails ou les appels téléphoniques indésirables pour lesquels vous pouvez également procéder à un signalement via le site Internet Pointdecontact.
• Dans certains cas, l’APD ne peut procéder au traitement de médiations que lorsque celles-ci ne font l'objet d'aucune procédure en cours auprès d’autres instances, comme une procédure judiciaire ou policière.
• Si vous souhaitez demander une médiation qui traite certes d’une violation de données mais qui concerne une autre personne que vous-même (par ex. : lorsque vous introduisez une demande au nom et pour le compte de votre conjoint ou au nom d’un client), il convient de joindre à votre demande une procuration ou un mandat qui atteste que vous êtes habilité à représenter la personne concernée.

Le Service de Première Ligne vous avise de la recevabilité de la demande de médiation et vous informe, en cas de non-recevabilité, des possibilités de recours. Le délai de traitement est de +/- 3 mois car le traitement nécessite une analyse des pièces fournies par les différentes parties.

• Dans le cadre du traitement d’une médiation, le Service de Première Ligne peut demander aux parties de préciser leur point de vue.
• Le Service de Première Ligne peut inviter le responsable du traitement ou le sous-traitant à fournir toutes les informations et tous les documents utiles ou nécessaires à la procédure de médiation. Le Service de Première Ligne rédige un rapport décrivant le résultat de la procédure de médiation. Ce rapport est communiqué aux parties.
• Si la médiation échoue, ou si le responsable du traitement ou le sous-traitant ne réagit pas à la prise de contact par le Service de Première Ligne, ou si la réponse du responsable du traitement ou du sous-traitant au Service de Première Ligne contient des indices sérieux de violations des règles visées à l’article 4, § 1er de la LCA, le Service de Première Ligne peut alors proposer de convertir la procédure de médiation en plainte.

Si la police ou les services de renseignement traitent vos données, vous pouvez contacter respectivement l'Organe de contrôle de l'information policière (COC) ou le Comité permanent R, car il existe une procédure spéciale à cet effet.