FAQ Portail APD

Un aperçu des questions les plus fréquentes concernant les procédures relatives au portail APD.

Comment me connecter en tant qu'entreprise ?

L'entreprise pour laquelle je souhaite me connecter possède un numéro BCE et ne figure pas sur cette liste = 99,9% des entreprises belges : 

  • via le bouton : "Connexion avec un compte eIDAS (FAS)"  

  • Attention ! Vous devez disposer du rôle "APD_Documentum_Représentant" dans eGov (voir la FAQ : attribution des rôles et gestion de l'accès (principal)) 

L'entreprise pour laquelle je souhaite me connecter possède un numéro BCE et figure sur cette liste. 

  • L'entreprise pour laquelle vous souhaitez vous connecter est-elle déjà enregistrée ?  
    • OUI : cliquez sur le bouton : "Connexion avec un compte". 
    • NON : cliquez sur le bouton : "S'enregistrer" et suivez les instructions.  
    • JE NE SAIS PAS : cliquez sur le bouton "S'enregistrer" et suivez les instructions. Si votre entreprise est déjà connue, il ne sera pas possible de vous enregistrer à nouveau pour la même entreprise.  

L'entreprise pour laquelle je souhaite me connecter ne possède pas de numéro BCE.  

  • L'entreprise pour laquelle vous souhaitez vous connecter est-elle déjà enregistrée ?  
    • OUI : cliquez sur le bouton : "Connexion avec un compte". 
    • NON : cliquez sur le bouton : "S'enregistrer" et suivez les instructions. 
    • JE NE SAIS PAS : cliquez sur le bouton "S'enregistrer" et suivez les instructions. Si votre entreprise est déjà connue, il ne sera pas possible de vous enregistrer à nouveau pour la même entreprise. 

Que veut-on dire par "Connexion avec un compte" ?  

  • Je souhaite me connecter au portail APD au nom d'une entreprise pour laquelle il existe déjà un compte et il n'est pas possible  de se connecter via "Connexion avec un compte eIDAS (FAS)", notamment pour :  
    • Les entreprises qui ne disposent pas d'un numéro BCE ; 
    • Les entreprises qui disposent d'un numéro BCE mais qui doivent s'enregistrer via le numéro d'unité d'établissement (voir liste).  
    • L'utilisation du bouton "Connexion avec un compte" requiert l'action préalable suivante : l'entreprise au nom de laquelle je souhaite me connecter au portail APD est déjà enregistrée. 

Que veut-on dire par "Connexion avec un compte eIDAS (FAS)" ? 

Je souhaite me connecter au portail APD au nom d'une entreprise qui dispose d'un numéro BCE.  

  • Si l'entreprise pour laquelle vous souhaitez vous connecter figure sur cette liste, vous devez vous connecter via le bouton "Connexion avec un compte (voir FAQ : "Que veut-on dire par 'Connexion avec un compte'" ?)  

Actions préalables requises pour se connecter via "Connexion avec un compte eIDAS (FAS)" :  

  • Je dois disposer du rôle 'APD_Documentum_Représentant" pour l'entreprise au nom de laquelle je souhaite me connecter au portail APD. Je peux le vérifier en me connectant ici et en cliquant sur ‘Mes attributions de rôles’ :  
    • Le rôle ne m'a pas encore été attribué 
      • Contactez le gestionnaire (principal) des accès ou le représentant légal de l'entreprise pour laquelle  vous souhaitez vous connecter afin de vous attribuer le rôle via 'Ma Gestion des rôles eGov'. L'Autorité de protection des données ne peut pas vous attribuer ce rôle. Vous trouverez plus d'informations dans la FAQ : Attribution des rôles et gestion (principale) des accès 

Que veut-on dire par: “Inscription” 

  • Je souhaite me connecter au portail APD au nom d'une entreprise pour laquelle il n'existe pas encore de compte et il n'est pas possible de se connecter via "Connexion avec un compte eIDAS (FAS)", notamment pour :  
    • Les entreprises qui ne disposent pas d'un numéro BCE ; 
    • Les entreprises qui disposent d'un numéro BCE mais qui doivent s'enregistrer via le numéro d'unité d'établissement (voir liste). (voir FAQ : "Que veut-on dire par 'Connexion avec un compte' ?") 

Où puis-je trouver les différents manuels d'utilisation ?  

Quelles démarches dois-je entreprendre pour obtenir le rôle 'APD_Documentum_Représentant' ?  

  • Si l'entreprise pour laquelle vous souhaitez vous connecter au portail APD n'a pas encore formulé de demande d'accès en ligne en tant qu'entreprise auprès de CSAM :  
  1. Le représentant légal (RL) de l'entreprise doit se connecter à l'aide d'une des clés numériques sur ce site. Attention ! Seul le représentant légal peut formuler une demande d'accès en ligne. (Suivez le guide 'step-by-step') 
  2. Le représentant légal doit désigner un gestionnaire principal des accès au sein de son entreprise, il doit s'agir de lui-même, d'un collaborateur ou d'un autre représentant légal de l'entreprise ; (suivez le guide 'step-by-step'). 
  3. Le gestionnaire principal des accès peut à présent, via my-Egov (https://iamapps.belgium.be/rma/generalinfo?redirectUrl=/rma&language=fr), vous attribuer le rôle 'APD_Documentum_Représentant' (voir aussi le manuel d'utilisation pour la gestion des rôles). 
  • Si l'entreprise pour laquelle vous souhaitez vous connecter au portail APD a déjà formulé une demande d'accès en ligne en tant qu'entreprise auprès de CSAM :  
    • Le (co)gestionnaire principal des accès désigné doit vous attribuer le rôle "ADP_Documentum_Représentant" sur my-Egov (suivez le manuel d'utilisation). 

Où puis-je trouver qui est (sont) le ou les représentants légaux de l'entreprise pour laquelle j'essaie de me connecter et qui doivent m'attribuer le rôle ?  

Le rôle 'APD_Documentum_Représentant' peut-il être attribué à plus d'une seule personne pour une même entreprise ?  

  • Oui, le nombre de personnes auxquelles ce rôle peut être attribué n'est pas limité. 

Le rôle 'APD_Documentum_Représentant' peut-il être attribué à une personne qui n'est pas liée à l'entreprise en tant que collaborateur (par exemple à un avocat) ? 

  • Oui, le gestionnaire principal des accès de l'entreprise peut aussi attribuer ce rôle à des personnes externes à sa propre entreprise. 

J'avais auparavant accès au portail APD en utilisant "Connexion avec un compte eIDAS (FAS)", mais ce n'est plus le cas à présent. Que dois-je faire ? 

  • Vérifiez si, pour l'entreprise pour laquelle vous souhaitez vous connecter via "Connexion avec un compte eIDAS (FAS)", il est bien possible de se connecter de cette façon. Voir la FAQ: “Comment me connecter en tant qu'entreprise?”. 
  • Il est possible que le rôle 'APD_Documentum_Représentant' ait expiré ou ait été retiré.  Je peux le vérifier en me connectant ici et en cliquant sur ‘Mes attributions de rôles’. Si vous souhaitez que le rôle vous soit réattribué, contactez le gestionnaire principal des accès de l'entreprise pour laquelle vous souhaitez vous connecter.

 Comment modifier la langue de l'e-guichet de l'APD ?  

  • Vous devez vous connecter via "Connexion avec un compte eIDAS (FAS)" : 
    • La langue est déterminée sur la base de votre profil dans CSAM. Vous pouvez modifier votre préférence linguistique ici.
    • L'application suit le schéma suivant :  
Langue CSAM Langue Application
Anglais Néerlandais
Néerlandais Néerlandais
Français Français
Allemand Allemand
  • Vous devez vous connecter via "Connexion avec un compte" : 
    • La langue du compte est déterminée sur la base de la langue de l'URL de votre première connexion, selon le schéma suivant :  
URL - Liens Langue Application
https://mijnaccount.gegevensbeschermingsautoriteit.be/login   Néerlandais
https://moncompte.autoriteprotectiondonnees.be/login   Français
https://meinkonto.datenschutzbehörde.be/login   Allemand
  • Si vous souhaitez modifier la langue, veuillez prendre contact avec support-dms@apd-gba.be et mentionner les données suivantes :  
    • Numéro d'entreprise (et numéro d'unité d'établissement si applicable), numéro de TVA UE ou Numéro unique pays tiers ; 
    • Langue actuelle du compte ; 
    • Langue souhaitée du compte : néerlandais, français ou allemand. 

Puis-je introduire la Partie 1 d'une notification d'une violation de données sans être connecté ?  

  • L'entreprise pour laquelle je souhaite faire une notification possède un numéro BCE et ne figure pas sur cette liste (liste) ? : OUI  
  • L'entreprise pour laquelle je souhaite faire une notification possède un numéro BCE et figure sur cette liste ? : NON  
  •  L'entreprise pour laquelle je souhaite faire une notification ne dispose pas d'un numéro BCE : NON  

Que signifie le message d'erreur « Forbidden » lorsque j'ai téléchargé un document dans la partie 2 d'une notification de violation de données ?   

  • Le téléchargement de documents doit respecter les règles suivantes :   
    • Le nom du document ne doit pas dépasser 255 caractères   
    • Les caractères suivants sont exclus : « * : < > ? / \ |   
    •  Certaines extensions ne peuvent pas être téléchargées 

Que signifie le message d'erreur « Ne correspond pas au motif » ?   

  • Vous avez peut-être saisi plus de caractères que le nombre autorisé dans un champ spécifique. Les champs de texte libre ont un maximum de 100 caractères (espaces compris), sauf indication contraire. 
  • Champs spécifiques avec un nombre de caractères différent :
    • Avis du DPD : 500 caractères 
    • Résumé de la violation de données : 2500 caractères 

Pourquoi est-ce que je reçois une notification dans une langue différente de celle que j'ai utilisée dans l'application ? 

  • La langue des notifications est déterminée par la langue de l'écran de connexion de l'application au moment où le dossier a été initialement créé. La langue de l'écran de connexion est déterminée par la variante linguistique concrète de l'URL utilisée pour accéder à notre page de connexion. Si la langue que vous utilisez dans l'application est différente de celle de l'écran de connexion lors de la création initiale du dossier, vous recevrez donc une notification dans une langue différente de celle que vous avez utilisée dans l'application. 

Que signifie le statut 'clôturé' affiché pour mon dossier de violation de données sur le portail ?  

  • Cela signifie que le dossier a été traité et clôturé au sein du Secrétariat Général de l'Autorité de protection des données (ci-après : APD), conformément à l'article 39, § 1er du Règlement d’ordre intérieur de l’APD. 
  • Cela ne signifie aucunement qu'aucun dossier d’inspection ne pourrait être initié conformément à l'article 39, § 2 j° l'article 85, point 7° du Règlement d’ordre intérieur de l’APD.  

Que se passe-t-il si vous n'avez pas introduit la Partie 2 d'un dossier de violation de données à temps (dans les 21 jours calendrier qui suivent l'introduction de la partie 1) ?  

  • Dans ce cas, vous commettez peut-être une violation de l'article 33.4 du RGPD. En effet, vous n'avez pas fourni la totalité des informations conformément aux modalités et sans retard indu.  
  • Cette information peut être prise en compte comme élément pour porter le dossier à la connaissance du Service d'Inspection, conformément à l'article 39, § 2 du Règlement d'ordre intérieur. 

Pouvez-vous inscrire ou désinscrire un DPO pour une entreprise ?  

  • OUI : Vous devez vous connecter pour l'entreprise pour laquelle vous souhaitez inscrire ou désinscrire un DPO (voir FAQ : "Comment se connecter") 
  • Vous ne pouvez désinscrire un DPO que si vous disposez d'un DPO-case actif (voir manuel d'utilisation : DPO-case) 

Pouvez-vous modifier les données du DPO-case d'une entreprise ? 

  • OUI : Vous devez vous connecter pour l'entreprise pour laquelle vous souhaitez modifier les données du DPO-case (voir FAQ : "Comment se connecter") 
  • Vous ne pouvez modifier que certaines données du DPO-case pour une entreprise. Pour modifier certaines données du DPO-case pour l'entreprise, vous devez d'abord désinscrire le DPO et une nouvelle inscription de DPO doit être effectuée (voir le manuel d'utilisation).

Comment puis-je contacter l'Autorité de protection des données en cas de problème ?  

  • Veuillez tout d'abord parcourir les FAQ et/ou les manuels d'utilisation, vous y trouverez la réponse dans 99,9% des cas.  
  • Si les problèmes persistent, veuillez compléter ce formulaire et le renvoyer ensuite par mail à l'adresse support-dms@apd-gba.be.