Identification et contrôle du personnel

L'utilisation d'un badge du personnel ne se limite pas toujours à la simple identification du membre du personnel ou à la gestion de l'accès physique à (des parties de) l'entreprise. Dans certains cas, le badge du personnel est également utilisé en tant que système de contrôle du temps de travail via l'enregistrement électronique du temps.

La nécessité de recourir au port d’un badge nominatif avec photo est évalué au cas par cas. Il n'est par exemple pas exagéré que des personnes qui sont régulièrement en contact avec le public (chauffeurs de taxi, personnes chargées des relations avec la clientèle, préposés au guichet d'une administration) portent un badge, mais ça l'est par contre moins pour des personnes travaillant dans des services fermés au public. Que des personnes exerçant une fonction d'autorité et habilitées à constater des infractions (fonctionnaires de police, agents des transport en commun, …) soient obligées de porter un badge d'identification est également acceptable si cela permet au citoyen de vérifier si la personne qui exerce son autorité sur lui est bien celle qu'elle prétend être.

En effet, plus il y a de données à caractère personnel sur le badge d’identification, plus grande est l’intrusion dans la vie privée de la personne concernée. Il est donc nécessaire d’éviter autant que possible la mention sur le badge à la fois du nom et de la photo.

À cet égard, il convient toujours de choisir la solution la plus respectueuse de la vie privée. Par exemple, si le but est :

• de pouvoir identifier la personne même : le nom suffit ;
• de pouvoir vérifier si des personnes qui circulent dans les bâtiments d'une grande entreprise/administration y sont autorisées : la photo suffit.

Dans certaines circonstances, le port d’un badge sur lequel figurent la photo et le nom est justifié, par exemple pour l’accès à certains locaux réservés uniquement à des personnes déterminées pour des raisons de sécurité (ambassades, ministère de la défense, aéroports …).

Enfin, un employeur ne peut pas utiliser la photo d’un employé prise pour la confection d’un badge d’identification pour une publication sur un site intranet ou dans une brochure éditée par l’employeur sans que le travailleur ait donné son consentement explicite pour ces autres finalités. Ce consentement doit être demandé au moment de la confection du badge ou lors de la publication sur intranet ou dans une brochure.

L’employeur peut-il utiliser secrètement le badge du personnel comme moyen de contrôle du temps de travail ?

Si l'employeur fait utiliser un badge aux membres de son personnel pour l'accès aux locaux de l'entreprise et qu'il souhaite également utiliser ce badge comme système de contrôle pour enregistrer leurs heures d'arrivée et de départ, il doit en informer ses travailleurs, sinon il enfreint son obligation de transparence et d’information.

Publication de données à caractère personnel du travailleur sur le site Internet

Le fait que l’employeur souhaite placer les données d’identification et de contact de l'ensemble du personnel sur un site Internet publiquement accessible soulève questions. Le respect de la vie privée implique en effet de limiter au maximum le nombre de personnes qui peuvent voir ces données à caractère personnel (principe de sécurité et de confidentialité). Cela ne se justifie que si cela s’inscrit dans le cadre de certains besoins spécifiques de l’entreprise.

Ainsi, en principe, les données des membres du personnel qui sont souvent en contact avec le client ou avec le public ont un intérêt légitime à être publié sur un site Internet ouvert à tous. Pensons à l’exemple du porte-parole d’une organisation. La publication en ligne de ses données porte effectivement atteinte à sa vie privée, mais elle est néanmoins pertinente parce que nécessaire pour le type de travail qu’il exécute.

Une photo d’un agent de quartier dans la brochure ou sur le site Internet de la zone de police

On peut affirmer que la publication de la photo de l’agent de quartier est en fait nécessaire et légitime pour le bon fonctionnement des services de la zone de police locale. Cette publication poursuit un objectif de transparence et d’information vis-à-vis des citoyens. En effet, la photo est publiée dans l’optique que l’agent de quartier soit connu et reconnu par les habitants.

Cependant, l’agent de quartier peut faire valoir un droit d’opposition avant que la photo ne soit publiée. Il doit pour cela bénéficier d’un délai raisonnable. La condition pour que son droit puisse être reconnu, est qu’il doit avoir des raisons sérieuses et légitimes tenant à sa situation particulière. Il peut s’agir par exemple du taux de criminalité de la zone de police concernée ou des risques sérieux que l’agent encourt …

Afin de réduire les risques, il est préférable que les publications papier soient exclusivement distribuées dans le quartier où l’agent officie. La photo mise en ligne doit uniquement être accessible via le portail officiel de la zone de police à laquelle l’agent de quartier appartient. À cet égard, le responsable du traitement (en l’occurrence le chef de corps) doit veiller à ce que seul le public cible ait accès à l’information, afin que des personnes extérieures ne puissent pas l’utiliser à mauvais escient (par exemple pour commettre des actes de vengeance, …). Ainsi, la personne qui souhaite savoir qui est son agent de quartier via le site Internet de l’autorité locale sera invitée à mentionner le quartier où elle habite, par exemple en sélectionnant le nom de sa rue.

Dès que l’agent de quartier reçoit une autre affectation ou qu’il s’est légitimement opposé à cette publication, sa photo doit être supprimée.

Une plaquette nominative sur l'uniforme des fonctionnaires de police

Si le port d'une plaquette nominative est imposé par la loi, c'est acceptable. La Loi sur la fonction de police oblige les fonctionnaires de police à porter une plaquette nominative.