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Nous vous recommandons de contacter l’APD pour toute question ou doute éventuel sur votre projet de code avant de le soumettre officiellement. Une fois le code soumis, l’APD est formellement tenue de rendre un avis public positif ou négatif sur le code tel que vous l’avez introduit. Nous vous renvoyons également aux éléments d’information disponibles sur notre bloc thématique « Code de conduite ».

Dans quel délai traitons-nous votre demande ?

La demande d’approbation de projet de code de conduite doit être introduite en même temps que votre demande d’accréditation de l’organisme de supervision.

• Pour les projets de codes nationaux

Le Secrétariat général de l’APD rend un avis, positif ou négatif, sur le projet de code de conduite dans un délai de 8 semaines à compter de la mise en état du dossier. Cette règle de délai s’applique également pour toute demande ultérieure de modification ou d’extension. Ce délai de 8 semaines commence à courir après que le Directeur du Secrétariat général a déclaré le dossier de demande d’approbation complet. Dans le mois qui suit l’introduction de la demande, il informe le porteur du projet de code de l’éventuel caractère lacunaire ou incomplet de sa demande. Dans ce cas, le délai de traitement de la demande est suspendu jusqu’à obtention des informations nécessaires à la mise en état du dossier.
Dans le cadre de la mise en état, il tient particulièrement compte de la demande d’accréditation d’un organisme de supervision introduite à cette fin en parallèle de la soumission du projet de code.
Le délai de 8 semaines peut être prolongé de 8 semaines dans les cas de projet de codes complexes. Vous en êtes également tenus informés.

• Pour les projets de codes transnationaux

Dans le mois qui suit l’introduction de la demande, on informe le porteur du projet de code de l’éventuel caractère lacunaire ou incomplet de sa demande. Dans ce cas, le délai de traitement de la demande est suspendu jusqu’à obtention des informations nécessaires à la mise en état du dossier.
Dans le cadre de la mise en état, il est particulièrement tenu compte de la demande d’accréditation d’un organisme de supervision introduite à cette fin en parallèle de la soumission du projet de code.
Dans un délai de 8 semaines, prolongeable de 8 semaines en cas de dossier complexe, l’APD va examiner si le contenu du code est conforme au RGPD et aux critères des lignes directrices du CEPD. A la fin de cet examen, l’APD informe le porteur du code sur son analyse ainsi que sur sa décision d’entamer ou non la procédure de coopération et, le cas échéant, de la désignation d’une ou deux autorités d’appui.

Les conséquences de l’avis de l’APD

• Pour les projets de codes nationaux

A l’issue du délai des 8 semaines et/ou des 8 semaines supplémentaires, l’APD émet un avis soit positif soit négatif.
En cas d’avis positif, l’APD et l’EDPB enregistrent et publient le code de conduite.
Si l’APD émet un avis négatif sur le code de conduite, les porteurs du code devront tenir compte des remarques formulées par l’APD s’ils souhaitent à nouveau soumettre le code de conduite.

• Pour les projets de codes transnationaux

Lorsque l’APD estime que le code de conduite est conforme au RGPD et aux critères des lignes directrices du CEPD, elle entame la procédure de coopération et envoie le code de conduite aux autorités d’appui (co-examinateur(s)). A partir de l’envoi par l’APD (en tant qu’autorité « compétente ») du code de conduite, la ou les autorité(s) d’appui ont un mois pour nous leurs objections et remarques éventuelles quant à la conformité du code de conduite. Si elles émettent des objections et/ou remarques, l’autorité  compétente les transmettra au demandeur/porteur du projet de code.
Lorsque l’APD (en tant qu’autorité compétente) et les autorités d’appui s’accordent sur le fait  que le code de conduite est conforme au RGPD et aux critères des lignes directrices de l’EDPB, l’APD (en tant qu’autorité compétente) transmet le code de conduite à l’ensemble des autorités concernées pour leurs commentaires et/ou objections éventuels. Cette consultation dure un mois. Si les autorités concernées émettent des objections, l’APD (en tant qu’autorité compétente) les transmettra au demandeur/porteur du projet de code.

Si les Autorités concernées n’émettent aucune objection, l’APD (en tant qu’autorité compétente) transmet sa décision et les informations pertinentes à l’EDPB  qui rend un avis conformément à l’article 64.3 du RGPD et l’article 10 de ses règles de procédure dans un délai de 8 semaines, prolongeable de 8 semaines si le dossier est complexe.

• Suite à cette transmission, soit l’EDPB rend un avis positif sur le code de conduite et le code est communiqué à la Commission européenne qui peut décider de lui donner une application générale. Le code est ensuite approuvé, enregistré et publié par l’APD.
• Soit l’EDPB rend un avis négatif sur le code de conduite. Dans ce cas, les auteurs du code devront tenir compte des remarques formulées par l’ EDPB s’ils souhaitent à nouveau soumettre le code de conduite

Comment introduire ma demande ?

Pour introduire votre demande de Code, aucun formulaire ad hoc ne doit être complété. Vous devez néanmoins être attentifs à joindre à votre projet de code l’ensemble des documents listés ci-dessous dans la partie « Procédure ».
La demande et ses annexes doivent être introduites dans l’une des 3 langues nationales. Dans le cas des codes de conduites transnationaux vous devez soumettre une version du code en anglais.

Annexes à fournir

Votre projet de code doit toujours être introduit avec les annexes suivantes :

1. La checklist d'admissibilité de votre projet complétée
2. Une note introductive au code de conduite comprenant une présentation succincte et claire concernant le projet de code, sa valeur ajoutée au regard des règles en vigueur, son champ d’application matériel (secteur d’activité, membres du code, traitements de données à caractère personnel concernés par le code et catégories de données) et territorial (portée nationale ou transnationale du code) ainsi qu’une justification du respect des différentes législations nationales applicables
3. Des pièces appuyant le caractère représentatif du porteur de code pour le secteur d’activité auquel le code devra s’appliquer
4. Des pièces démontrant la/les consultations des parties intéressées (personnes concernées, futurs membres du code de conduite, etc.)
5. Si applicable : Une justification de la compétence de l’Autorité belge comme autorité compétente si le projet de code a une portée transnationale
6. Si applicable : Une version du code en anglais si le projet de code a une portée transnationale